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Stratégie de rétention et d’archivage

Les stratégies de rétention contrôlent combien de temps les messages doivent être conservés dans un dossier de messagerie avant d’être archivés ou supprimés.

Procédure

Une stratégie d’archivage ou de rétention des messages s’applique de manière simple :
1 – Se connecter sur la plateforme de messagerie en ligne
2 – Clic droit sur le dossier désiré pour appliquer une stratégie.
3 – Choisir l’option désirée dans le menu « Attribuer une stratégie »

A. Stratégie d’archivage

Vous pouvez appliquer une stratégie d’archivage sur tous les dossiers d’une boite de messagerie.
Choisissez la durée pendant laquelle les éléments seront conservés dans le dossier avant d’être déplacés vers la boite aux lettre d’archive en ligne, soit dans un dossier portant le même nom que le dossier d’origine, soit dans le dossier de votre choix.

Note :

  • Une stratégie d’archivage ne peut pas s’appliquer sur un dossier de la boite aux lettres d’archive.
  • Il est possible d’ajouter des stratégies d’archivage supplémentaires si les choix proposés ne sont pas suffisants (voir point C).

B. Stratégie de rétention (ou de suppression)

Dans la boite aux lettres, il n’est possible d’appliquer une stratégie de rétention que sur les dossiers personnels contenus dans la boite aux lettres, les éléments envoyés et les éléments supprimés.
Dans la boite aux lettres d’archivage en ligne, elle pourra être appliquée à tous les dossiers sauf celui des éléments supprimés.
Choisissez la durée pendant laquelle les éléments seront conservés dans le dossier avant leur suppression.

Note :

  • Il est possible d’ajouter des stratégies de rétention supplémentaires (voir point C).

C. Ajouter des stratégies

Si les options proposées ne vous conviennent pas, vous avez la possibilité d’en ajouter de nouvelles en accédant aux options de Stratégie de rétention. (Paramètres / Options / Courrier / Traitement automatique / Stratégie de rétention).

Cliquez sur le « + » pour afficher les options supplémentaires d’archivage et de suppression

Enfin, enregistrez en cliquant sur la disquette.

Les nouvelles options apparaissent dans la liste des stratégies de rétention et peuvent être appliquées sur les dossiers

Remarques

– Il n’est pas possible d’appliquer des stratégies de rétention sur le calendrier
– Les stratégies de rétention et d’archivage peuvent mettre jusqu’à 7 jours à s’appliquer sur la boite de messagerie

Mis à jour le novembre 12, 2018

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